Monessa työssä on enemmän töitä kuin aikaa. Miten priorisoida työtehtäviä paremmin?

”Ensimmäinen asia on tiedostaa, että hommaa on enemmän kuin ehtii tehdä. Se helpottaa ahdistusta tekemättömistä töistä. Sitten voi alkaa laittaa työtehtäviä tärkeysjärjestykseen ja valikoida työtehtäviä eli miettiä, mitä voi jättää tekemättä”, sanoo Työterveyslaitoksen tutkimuspäällikkö Virpi Kalakoski .

Kalakosken mukaan työtehtävät on hyvä jakaa eri luokkiin myös sen suhteen, kuinka hyvin ne pitää hoitaa.

”On a-luokan työtehtäviä, joissa pitää olla tosi tarkka. Sitten voi olla työtehtäviä, joissa riittää vaikka 90-prosenttinen tulos”, sanoo Kalakoski.

Priorisointikyky on varsinkin asiantuntijatyössä yksi perusvaatimus ammattiosaamisen lisäksi.

”Vastuu on ensisijaisesti itsellä. Sen lisäksi lähitiimillä ja esihenkilöillä on vastuu priorisoinnista. Työtä on hyvä tehdä näkyväksi, jotta sitä voi priorisoida ja ennakoida”, sanoo Ilmarisen työkykyjohtamisen palveluiden asiantuntija Linnea Rehula .

Kalakoski on itse opetellut priorisointia suunnittelemalla työpäiviään jo aamuisin. Rehula puolestaan luokittelee työtehtävät kiireellisiin ja ei-kiireellisiin sekä tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin. Ei-kiireelliset ja vähemmän tärkeät työt joustavat sitten muiden tieltä.

Karsi turha

Työpäivistä voi karsia pois turhaa, jotta aikaa jää paremmin tärkeimpien työtehtävien tekemiseen.

”Monitekeminen on yksi karsittava asia. Siinä asiat jäävät ikään kuin kesken. On tehokasta, että saa tehtyä yhden työtehtävän mahdollisimman pitkälle tai että varaa itselleen aikaa, jolloin keskittyy asiaan täysillä. Se, että joutuu usein palaamaan samaan tehtävään, on todella tehotonta”, sanoo Kalakoski.

Hän muistuttaa, että monitekeminen kasvattaa myös riskiä virheille.

”Se on yksi tekijä esimerkiksi tuotantoalan työtapaturmien taustalla. Hoitoalalla se on potilasturvallisuuteen vaikuttava asia. Virheet maksavat myös millä tahansa alalla”, listaa Kalakoski.

Linnea Rehulan mukaan työpaikoilla ei olla vielä riittävän perillä siitä, miten iso ongelma keskeytykset ovat.

LUE SEURAAVAKSI:

Suomen voi pelastaa ”läpitunkevalta” työvoimapulalta vain yksi ratkaisu – ”Jos emme tässä onnistu, tulevaisuuden näkymä on synkkä”
Yhä useampi asiantuntija varoittaa Suomea nyt stagflaatiosta: ”Prosessi on lähtenyt liikkeelle”
Anti-gender-varoitus on aiheellinen, katsoo arkkipiispa – Äärikonservatiivit lähtivät Päivi Räsäsen tueksi, ja se on Tapio Luoman mielestä huolestuttavaa