Oikeusasiamies on linjannut, että virkamiehen lomaillessa sähköpostin automaattisten poissaoloilmoitusten teksti pitäisi olla ilmoituksessa sekä suomeksi että ruotsiksi. Asiasta kertoo Tekniikka&Talous.

Lomailmoitusten kielestä kantelun oikeusasiamiehelle teki Kelan kanssa asioinut ihminen. Hän oli tehnyt tietopyynnön lomakauden aikana ja oli siksi yhteydessä sähköpostilla useaan Kelan edustajaan.

Kantelussa ihmeteltiin sitä, että Kelan asiointipalvelun kautta ei tietopyynnön tekeminen onnistunut: se oli enemmän suunnattu etuusasioiden hoitamiseen. Eikä kantelijan mukaan Kela ole julkaissut asiakkailleen yleistä asiakaspalvelusähköpostia tai edes kirjaamonsa sähköpostiosoitetta.

Kelan vastauksen mukaan yksittäisten toimihenkilöiden sähköpostiosoitteet eivät ole tarkoitettu henkilöasioiden etuus- ja muuhun viralliseen asiointiin eikä Kela julkaise toimihenkilöiden sähköpostisoitteita. Kela katsoi, että sähköposti on luonteeltaan keskusteleva ja se sopii epämuodolliseen yhteydenpitoon. Virallisia Kelan asiointikanavia ovat sen Kelan puhelin- ja verkkopalvelu sekä konttorit.

Virallisissa kanavissaan Kela on huomioinut asiakkaan oikeuden asioida ruotsiksi, ja se on laitoksen käsityksen mukaan riittävällä tavalla kielilain huomioimista.

Oikeusasiamies on ottanut aiemminkin kantaa lomavastaajien käyttöön ja kieliasioihin niissä. Päätöksessään asiamies viittaa vuonna 2008 tekemäänsä kannanottoon. Silloin oikeusasiamies katsoi, että loman aikana poissaoloilmoituksen käyttäminen ei ole pakollista, mutta suositeltavaa se on. Ja virkamiehen tulee tarvittaessa lähettää viesti edelleen viranomaisen viralliseen sähköisen asioinnin osoitteeseen, josta vastaanottoilmoitus lähetetään.

Jos virkamies käyttää poissaoloilmoitusviestiä, silloin sen pitäisi oikeusasiamiehen mukaan olla kielellisten oikeuksien takaamiseksi sekä suomeksi että ruotsiksi kirjoitettu. Tästä velvollisuudesta ei vapaudu sillä, että kyseinen työntekijä ei osaa ruotsia, koska on ulkomaalainen. Oikeusasiamies edellyttää, että silloin joku muu auttaa häntä tekstin kirjoittamisessa ruotsiksi.